零用基金
您可以使用零用基金来报销员工小额、不常发生的费用。零用基金可以节省处理和支付费用报表的管理成本
您可以使用应付款管理系统来支出零用基金和记录用此基金支付的费用。
设置零用基金
前提条件
设置零用现金的总帐帐户。
设置应收帐款结算帐户。
要设置零用基金，请执行以下步骤：
创建规定有关零用现金报销制度的零用现金协议。零用现金管理员应签署此协议或联机同意（如果您使用电子模板）。
为员工创建标准零用现金报销表单或电子模板，以将其完成并与收据一起提交给管理员。
在请求用现金补充基金时，请创建将由管理员提交的标准零用现金报销日志。此报销日志会按帐户将费用分成细目，列出每个帐户的报销总额并显示基金余额。
决定为零用现金管理员建立供应商记录的方法。请考虑以下两种方法，并使用其中最符合您业务需要的方法来设置供应商记录：
为职务是零用现金管理员的员工输入供应商记录。请参阅：将员工作为供应商输入。
- 调节 GL 帐户比较困难。例如，员工的费用报表错误地记入了 GL 零用现金帐户，但由于输入帐户的全过程均在员工供应商记录项下进行，这样错误就不易察觉。
- 如果职务为零用现金管理员的员工具有使用电子付款方法的供应商记录（用于报销费用的直接存款），则在处理零用现金请求时，可能要做更多的人工工作。零用现金管理员通常更愿意用支票进行零用现金付款，以将零用基金与个人基金区分。在这种情况下，您需要更改每个零用现金报销请求的付款方法，或设置具有支票付款方法的单独供应商地点以用于零用现金报销。
输入一个命名为“零用现金”的供应商记录，并在此供应商下方以职务为零用现金管理员的员工姓名创建地点。例如：
您可能需要使用唯一的支付类别或付款优先级来创建此供应商记录。这将简化进行零用现金付款时所需的特殊处理。
- GL 帐户调节可能更易进行。例如，在 GL 零用现金帐户的员工费用报表或供应商发票代码有误时，由于输入帐户的全过程均在单个供应商记录（零用现金）项下进行，这样错误就很容易察觉。
- 无须更改员工供应商记录中的任何信息来符合零用现金报销要求。
- 由于帐户的所有活动均在一个供应商地点名下，这样就可容易地联机查询零用现金帐户的活动。
3. 零用现金管理员向应付帐款部门提交零用现金请求以获得新基金数额。请求包括所有必要的审批。零用现金管理员将签署零用现金协议或联机同意（如果您使用电子模板）。应付帐款部门将向管理员提供零用现金报销表单和零用现金报销日志。
4. 将零用现金请求作为标准发票输入。请将金额记入零用现金 GL 帐户。您可能需要为初始化新零用基金使用标准发票命名惯例。使用标准发票名称有助于研究和调节。例如，您可能要为“初始化零用现金”和请求日期使用“IPC”。
使用零用基金
2. 员工将向零用现金管理员提交完整的零用现金报销表单和费用收据。管理员将支付员工的报销费用并维护零用现金报销日志，此日志包含费用明细和应记入的帐户。
3. 如果零用现金管理员需要更多现金，他将向应付帐款部门提交零用现金请求、报销日志和收据。
4. 将零用现金请求作为标准发票输入。请创建相应费用帐户中费用项目的发票分配。您需要为补充零用基金使用标准发票命名惯例。使用标准发票名称有助于研究和调节。例如，您可能要为“补充零用现金”和请求日期使用“RPC”。
关闭零用基金
在关闭零用基金时，零用现金帐户的贷项应等于要关闭的零用基金额。
前提条件
如果零用基金将关闭或转移给另一管理员，请建立管理员应遵循的正式通知程序。
如果基金中留有现金，管理员会将余额以现金或支票方式退还给公司。
要关闭零用现金帐户，请执行以下步骤：
2. 将零用现金日志作为具有零金额的标准发票输入（由于您不想发行付款）。创建以下发票分配：
通过以退回现金额创建两个发票分配来记录任意退回的现金：
您可能需要为关闭零用基金使用标准发票命名惯例。使用标准发票名称有助于研究和调节。例如，您可能要为“关闭零用现金”和请求日期使用“CPC”。
调节零用现金帐户
您可以为零用现金帐户运行费用分配明细报表以标识应付帐款分类帐帐户中的所有费用。通过将此报表与总帐帐户分析进行比较，您可标识需要研究和调节的不符点。
