预定义的费用报表工作流定义
在您安装 Oracle Web 员工管理系统时，费用报表工作流定义 (.wft) 文件将自动被装入 APPS 帐户下的数据库。通过提供用户名、口令和数据库，您可以从 Oracle 工作流管理系统生成器程序打开定义文件。显示 AP 费用报表项目类型，然后选择“确定”。
费用报表工作流定义文件包含以下九个 Oracle 工作流管理系统流程类型的活动：
AP 标准费用报表流程（父项）
服务器端验证流程
对于每个费用报表记录，请填写 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS 和AP_EXPENSE_REPORT_LINES 中的要求输入的所有剩余栏。
AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS：
- 在栏由此活动填写之后，请将 SOURCE 从“未验证的 Web 费用”设置为“Web 费用”。应付款管理系统中的“费用报表”窗口可以查询具有“Web 费用”而非“未验证的 Web 费用”来源的记录。
- 依据在 HR_EMPLOYEES_CURRENT_V 中定义的值，然后依据在 FINANCIALS_SYSTEM_PARAMETERS 中定义的值确定和设置 EXPENSE_CHECK_ADDRESS_FLAG。
- 依据在 AP_SYSTEM_PARAMETERS 中定义的值，然后依据员工是否具有任何可用的预支来确定和设置 APPLY_ADVANCES_DEFAULT 。
- 确定和设置 DEFAULT_EXCHANGE_RATE_TYPE、DEFAULT_EXCHANGE_DATE 和 DEFAULT_EXCHANGE_RATE。
- 将 AWT_GROUP_ID 设置为 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS 中的 AWT_GROUP_ID 值。
- 确定和设置 RECEIPT_REQUIRED_FLAG。
- 确定和设置 JUSTIFICATION_REQUIRED_FLAG。
注意：服务器端验证流程也可以调用“进行自定义验证”功能。您可以自定义此流程以在费用报表工作流中纳入任何自定义的验证。例如，如果您不想使用 AP 审批，则可以在 AP_EXPENSE_REPORT_LINES
表中将所有行的 JUSTIFICATION_REQUIRED_FLAG 和 RECEIPT_REQUIRED_FLAG 均设置为“否” 。或者，如果对高于一定金额的费用报表要求 AP 审批，则可以将费用报表低于此金额的 JUSTIFICATION_REQUIRED_FLAG 和 RECEIPT_REQUIRED_FLAG 设置为“否”
。
$AP_TOP/patch/110/sql/apwxwfcb.pls
AP_WEB_EXPENSE_CUST_WF.DoCustomValidation
注意：如果您使用“进行自定义验证”功能以执行费用报表的自定义处理，请将任何自定义的代码置入目录下以防止升级之前的升级。在升级之后，（如果适用）请重新应用任何自定义的代码。
警告：如果您自定义预定义的工作流定义，请不要修改服务器端验证流程的应付款管理系统验证活动。此活动将填写 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS 和 AP_EXPENSE_REPORT_LINES 中所有缺少的、要求输入的栏。如果此活动未成功完成，您也许将遇到数据损坏错误。
经理（支出）审批流程
- 查找每个费用报表的相应审批人。费用报表的审批人基于查找审批人方法。
- 处理审批请求的审批人回复（由请求审批流程发送的审批请求）。
- 如果缺少的收据项目总额大于自定义的限额，请向审批人请求审批确认。
- 确定是否要求付款证明，而不考虑员工是否表示原始收据已遗失。如果不要求项目的付款证明，其中员工表示收据已遗失，则对于要求提供收据但员工表示收据已遗失的所有项目，它会将
RECEIPT_REQUIRED_FLAG 栏值设置为“否”。如果要求付款证明，则对于要求提供收据且标志设置为“是”的那些项目，它并不更新RECEIPT_REQUIRED_FLAG 栏值。
注意：经理（支出）审批流程将检查 HR_EMPLOYEES_CURRENT_V 和 AP_WEB_SIGNING_LIMITS 表中的 SUPERVISOR_ID 栏，以获得费用报表的审批人，并核实审批人的支出权限。如果您要将支出权限储存在其它（自定义）表中，则需自定义此流程的“查找审批人”活动和“核实权限”活动。
请求审批流程
- 复制有关请求审批通知上的直属经理（如果直属经理不是审批人）。
- 如果经理在指定的超时期间内没有对审批请求作出回复，请调用“无经理回复流程”。
第三方费用报表流程
- 如果某个员工代表另一员工提交费用报表，此流程可以确定审批是否可以由为其提交费用报表的员工要求。如果要求审批，输入费用报表的员工将收到一个请求审批的通知。如果不要求审批，员工将仅收到一个表示费用报表已为其提交的通知。
拒绝流程
- 如果费用报表在应付帐款部门 (AP) 复核之后被管理层拒绝，AP 部门将收到一个通知。如果 AP 已收到费用报表被管理层绝的收据，则 AP 可以确定如何处理这些收据。
- 通知编制人费用报表已被管理层拒绝。然后，编制人可以使用 Web 员工管理系统中的修改费用报表功能来恢复已拒绝的费用报表。在员工恢复已拒绝的费用报表时，员工可以对其进行复核和编辑，然后保存、取消或重新提交费用报表。
- 如果编制人在指定的时期内未采取任何活动，则删除已拒绝的费用报表。
无经理回复流程
- 如果审批人没有回复自定义的通知数，则流程将通知费用报表编制人其它审批选项。选项包括：重新发送给审批人，或请求原始审批人经理的审批。
AP 审批流程
- 审批预备使用应付款管理系统发票导入的所有费用报表，此处所有收据项目不要求证明或原始收据。此时，对于这些费用报表：1) 不要求会计复核，2) 在经理（支出）审批流程期间由管理层审批，标准配置的 Oracle 工作流管理系统流程已结束。
- 为了审批预备使用应付款管理系统发票导入的费用报表，Oracle 工作流管理系统流程会将 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS.SOURCE
栏设置为 XpenseXpress。
注意：一旦管理层在“经理（支出）审批流程”期间批准了费用报表，工作流管理系统流程将确定是否要求会计复核，如果要求，它将检查会计复核是否已发生。如果要求会计复核，但它尚未完成，则工作流管理系统流程会将其自身设置为延迟状态，并等待执行会计复核。您可以在应付款管理系统“费用报表”窗口中执行会计复核。一旦会计复核已执行，您必须运行工作流管理系统后台进程以重新启动延迟状态的工作流程。如果工作流管理系统后台进程确定会计复核已执行，工作流管理系统流程可以继续进行直至结束。如果某个费用报表的工作流管理系统流程未结束，则不能使用应付款管理系统发票导入来导入费用报表。
建议：您应设置工作流管理系统后台进程以定期检查会计复核。请参阅：设置后台工作流引擎
- 审批预备使用应付款管理系统发票导入的所有费用报表，其中所有收据已由会计处理核实，这些收据没有任何调整或延交，并且费用报表在“经理（支出）审批流程”期间已由管理层审批。
- 为了审批预备使用应付款管理系统发票导入的费用报表，Oracle 工作流管理系统会将 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS.SOURCE
栏值设置为 XpenseXpress。
- 确定 AP 是否对费用报表项目进行过调整，如果是，请通知编制人基于收据项目的 AP 调整，其中费用根据组织的消费制度不可报销。
- 确定是否存在任何未核实的收据（其中费用项目要求收据），如果存在，请调用“延交未核实的收据项目流程”。
建议：如果不要求会计复核，您可以使用服务器端验证流程的“进行自定义验证”功能，以将费用报表的
RECEIPT_REQUIRED_FLAG 栏值设置为“否”，将 JUSTIFICATION_REQUIRED_FLAG 栏值设置为“否” 。对于所有费用报表，或仅限于低于一定临界额的那些费用报表，您可以将这些标志设置为“否” 。
注意：如果您使用“进行自定义验证”功能以对费用报表执行自定义处理，请将任何自定义代码置入目录中以防止升级之前的升级。在升级之后，（如果适用）请重新应用任何自定义的代码。
延交未核实的收据项目流程
- 创建延交项目的新费用报表。由于要求的收据遗失和违例，因此可能延交费用报表。如果 AP 未核实所有要求的收据，则将创建包含所有要求收据的项目总数的新费用报表，其中 AP 尚未核实收据。如果 AP 表明项目因员工提供信息不全而延交（违例），则将为违例的所有费用项目总数创建新费用报表。延交流程创建的每个新费用报表的费用报表编号是对原费用报表编号追加 -n（n 是因延交而创建新费用报表的一个编号实例）。另请参阅：复核、审计和审批 Oracle Web 员工管理系统费用报表
，修改和复核现有费用报表
- 如果延交因未核实要求的收据引起，此流程将调用“遗失收据延交流程”。
- 审批预备使用应付款管理系统发票导入的原始费用报表，它由不延交的剩余项目所组成。此时，对于原始费用报表，标准配置的 Oracle 工作流管理系统流程已结束。
- 为了审批预备使用应付款管理系统发票导入的费用报表，Oracle 工作流管理系统流程会将 AP_EXPENSE_REPORT_HEADERS.SOURCE
栏设置为 XpenseXpress。
违例延交流程
- 通知编制人违例延交，并提供要延交的回复选项。编制人有两种选择：1) 删除新费用报表；2)为 AP 提供报销制度所要求的其它信息。
- 如果员工提交有关违例的附加信息（选项 2），则向 AP 通知此信息并调用 AP 标准费用报表流程以在 AP 审批流程运行时启动。
遗失收据延交流程
- 通知编制人未核实的要求收据延交，并提供要延交的回复选项。编制人有三个选择：1) 删除新费用报表；2) 提交原始收据以进行会计处理；3) 向管理层提交费用报表以要求审批，同时指明未提供原始收据。
另请参阅
《Oracle 工作流管理系统指南》
